完全院外調理システム導入による食事の提供方法について

いつもお世話になります。
ここでの皆様のやり取りで、本当に勉強させていただいております。
今回私が質問させていただきたいのは、完全院外システムを導入しての給食方法についてです。

今の病院は病棟が4つに分かれておりまして、地下に厨房がある病棟の患者給食は、患者食を詰んだワゴンをダムエーダーで地下から各フロアへ上げて、それ以外の病棟へは患者食を詰んだワゴンをダムエーダーで地下から1階（地上）へ一旦上げてそこから各病棟の各フロアまで調理員が食事を道路を経て運ぶ方法で患者食の提供を行ってきました。
ワゴンに詰める患者食数はすべて同じ20膳で、持っていく各フロアの病床数と同数になっております。

この度11月に地下に厨房がある病棟の向かいに新病棟を完成させ、今まで4つの病棟に分かれていた患者さんのほとんどをその新病棟に移すことになったのですが、今まで使っていたダムエーダーが古く、故障しても部品がないため工事をして交換しなければならないのですが、新病棟設立案を出している時には誰もそのことに気付かなかったのか、新病棟設立間際になってこの問題が浮上しました。
今の上司（給食関係者ではなく、病院給食については少々かじる程度にしか知識はありません）が、ダムエーダー工事中に粉塵から食事を守れるような厨房もないし、厨房も古いこともあるからどうせならと今回完全院外調理システムを導入しました。

これは院外の給食会社の工場で患者食を毎食作り、急速冷蔵で数日間保存が利く状態にした患者食をカートに積んで3ｔの冷蔵トラックで病院の中まで運び、温冷庫にセットしてタイマーで自動で食事を詰んだカートごと温冷にしたものを各フロアまで病院職員が運ぶものです。
院外の工場で食事を作るため、毎食の食事変更の締切時間がかなり前倒しに設定されており、朝食は前日14時、昼食は前日16時、夕食は当日10時までなら請け負うがそれ以降に発生した食事変更は各病院で行ってくださいというシステムです。
今いる病院で管理栄養士は私一人なので、今までのような厨房に給食会社職員がいるシステムなら私が休みの日の食事変更も厨房に病棟から直接連絡して食事変更ができていたのですが、このシステム導入後、病院職員の誰かが毎日食事管理（工場へ変更内容を専用FAXで送る・工場締切後の変更を病院内で行う）しなければならないのですが、採用すると返事をもらっていたにも関わらずこのシステム導入後1週間たっても追加で食事管理を行う職員の採用がされず、上司は採用しない方向でなんとか今までのように配食を行うことを考えているようです。
（具体的には、栄養士が休みの日は看護師に食事の変更オーダーを出した時に工場へ送る専用FAXを書いてもらい各自工場へFAXを送る、食事の変更になったものは予備食を多めに頼んでおいて、看護師が変更になった患者の食事はその予備食から探して持っていく、部屋の変更も看護師が各フロアで把握して、元の食事の入っているカートからその人の分を探して持っていく・・などです）
システムの導入にあたり、食種・形態の下がる方の変更、部屋変更、食事の開始・中止は栄養科で行うが、上がる方の変更は工場の反映を待ってもらうということを看護師やドクターに了解を得ましたが、それでも毎日食事管理を行うものがついていないと、工場への連絡も食事の変更もできない状態です。（同時期に電子カルテも導入されましたので、慣れない中で食事の問題が発生している状態です）

この状態を打開する知恵をどなたかお貸し頂けませんでしょうか、またもしこのシステムを導入されていて栄養科が一人の病院の栄養士様はどうやって食事管理をなされているか教えていただけますでしょうか。
ちなみに今の病院は199床で実際の食事数は1食あたり110食あたりです。

何卒よろしくお願いいたします。