保育園の献立作成の手順について教えてください。

はじめて質問します。
知人の保育園では、下記のように作成しています。
1,翌月分の月間献立表を作る
メニュー名だけで、食材のかぶりがないか
を確認しながら月間を決定してしまう。
→メニュー名だけのため見落としが多い。ただし、実際の週間献立時に中身を入れ替えやすい。

2,その月間献立表を見ながら、アレルギーの対応をピックアップしていく。
→メニュー名だけなので、抜けていること多い。ただし、前月のうちにアレルギー対象の保護者様に確認印を頂かなければならない。
アレルギーの確認も乱雑だと思っています。

3,ここからやっと週間献立を1週間ずつ作成して、発注して、と常にギリギリで動いている。
→中身の食材かぶりをここでやっと細かくみる。

このように確認、修正が頻回にあり、無駄な作業が多いと思います。
去年のサイクルですが、修正がしておらず、二度手間ばかりです。事務作業効率が悪いです。
調理ももちろん入ります。昼で離乳食も含めて130食弱です。おやつも手作りであります。

皆さんは普通、どのように保育園の給食事務一連をなさっていますか？
また、予算も栄養計算も重視しているようにはみえません。
東京の私立の保育園です。
こういうものなのでしょうか？
ぜひよろしくお願い致します。