食事形態の変更について

いつも参考にさせていただいております。

現在、特養の管理栄養士として勤めて半年になります。
それまでは保育園や、委託での厨房業務を主に行っていました。
最近、誤嚥性肺炎が原因で入院する方やご逝去される方が多く、食事形態の見直しをするようにと指示が出ました。
毎日ミールラウンドをしたり、食事介助に入ったりはしていますが、なかなか食事形態の変更をする見極めが難しいです。
そして、食事形態が原因になっている部分もあるとは思いますが、食事介助が必要な人たちに対しての介護職の人員が全く足りていないように見えます。
一人の方の介助に20分くらいしかかけていません。

また、介護職や看護職の人員が足りておらず、私が施設に来てからの半年間、一度もカンファレンスや担当者会議が開けていません。
食事形態の変更について相談する場合、忙しく動いている介護職を捕まえて話をするしかありません。

私自身の知識や経験が足りていないからケアが上手くできておらず、このような事態になっているのを痛感する毎日ではありますが、そもそも食事形態の変更は本来どのように進めるものなのかも未だによくわかりません。
皆さんの施設はどのようにされているでしょうか？
また、誤嚥性肺炎で入院する方をこれ以上増やさないようにすぐにできる対策は何があるでしょうか？