基本食事から、病態食への展開の要領のより仕方

これまで、保育園・事業所で管理栄養士として勤めていまして、初めて有料老人ホームで勤務することになり、半年ほど過ぎました。
委託はなく直営で一人で、献立や発注、納品、棚卸し、行事食などこなしていて、ようやくそれがアップアップすることは、なくなってきました。

少し慣れてきたので、上から病態食を徐々にでよいので、全て、他の事業所グループの栄養士が立てているのを、管理栄養士の私にしてほしいと依頼がありました。
今、依頼があるのは、糖尿病・腎臓病3名、鉄分制限食の5名です。

今自分の現場で、腎臓病の方を1名だけしか、受けもっていませんがすごく時間がかかってしまっています。せっかく立てていたのに、ケアマネを通して、喫食者の声を聞いてみると、朝は私はごはん指示していたのが、パンにしてほしい /昼・夜は私はごはん指示にしていたら、お粥が希望ということで、ごはんの量でのお粥のグラムを指示したら、多すぎて食べれない など色々コメントをいただき、一から見直すことになりました。。。(見直す場合、ご飯を減らしたカロリーとタンパク分を肉魚からとるのか？？知識がなくてわかっていません。)

こんな状況で、今から抱える病態食を、どう要領よく展開していけばよいのか、不安でいっぱいです。
手間を省くためのアイテムとして、低タンパク米を使うことにしていますが、業者からサンプルを取り寄せると、1/15や1/25量やご飯の量も150gや200gなど色々あり、どれを使えばよいのか、そこから悩んでいます。

たとえばごはん一人分200gのものを、2人分で夜をまかなうとかでもよいのでしょうか？治療食のアイテムは、値段が高いので使わずに立てた方がよいのか。使うならやはりよりタンパク量の少ない1/25のご飯が献立を机上でたてるのは楽なのかと考えたり。

病態食で同じ病態を数名抱えてる栄養士の皆様、何か工夫されていることはありますか。
効率よく手際よく立てるには、やはり慣れなんでしょうか。
考えているのは、朝食は一週間のサイクル化にする。昼夜は、糖尿ならカロリー別、腎臓ならタンパク質の単位別に主食を統一してしまい、カロリーなど微調整は、主食以外でするのがよいかなと。


あと、カロリーの幅はどれくらいまでOKにしてますか。
例えば1日1600kcalなら、1550～1650kcalまでというのはどうでしょうか。一割いないの誤差にしようとして、すごく時間がかかっている現状です。

長くなりましたが、何かアドバイスをいただけるとありがたいです。よろしくお願いします。