院内約束食事箋の更新について

はじめまして。いつも勉強させていただいております。
皆様の知恵を貸していただきたく思い質問することに致しました。

昨年の12月に保健所の定期監査が行われました。その時に受けた指摘の1つに「院内約束食事箋が更新されていない」というものがありました。
「前回更新した時と患者さんも替わってるだろうからそろそろ更新した方が良いよ」とアドバイスをいただいたので更新しようと思ったのですが、
その更新の仕方が分からないのです。
現在変更しようと思っている項目として
・電子カルテと食事箋との食種の名前が違うので、電子カルテ上の名前に合わせる
・ソフト食を導入したので、新たにソフト食の項目を作る

上記の2点を考慮しています。
上司が居ない環境で尚且つ自分の人脈もあまりないためいろいろ模索しているのですが行き詰っている現状です。
そのため、他施設、他院ではどのように食事箋を更新しているのか、何のデータを基に作成しているのかを詳しく知りたいためここで質問させていただきます。
お時間のある時でかまいません。どうかご教授お願い致します。