栄養計画書の変更　郵送はどこから？

質問失礼いたします。特養の管理栄養士です。
監査より指導があり、計画書の見直しは３か月ごとに行っていたのですが、継続の場合家族の確認をしておらず（前任から継続して）栄養マネジメント加算が返還となりそうな事件がありました。（次回確認しそのままだと返還と今回はなりました）
この機にと、栄養ケアマネジメントを書き直しています。
（監査官より介護員の指示書みたいに書きなさい等いわれたため）
今まではリスクが変更したときのみ計画変更とし、郵送同意を行っていたのですが、継続変更なしの場合電話同意でよいとのことなので、
この計画変更がどこから郵送範囲なのかわからなくなってしまい。。。
食事が変わっただけで計画変更・郵送なのか、補助食を付けただけで計画変更・郵送なのか・・・
120人を一人で観ているため、毎日誰かしら何か変更しています。
正直そのたびに計画を変更していたらキリがありません。
計画表に食事内容を記入しているため、本人様には大きな変化がなく、ただ軟飯が粥に変わっただけでも計画書自体は軟飯から粥に書き換えないといけませんが、その程度の変更でも３か月待たずすぐに書き直して郵送するべきなのか、その程度の変更だったら３か月後の計画書変更時期に郵送でいいのか、それともその程度だったら郵送しなくてもよいのか。
よろしくお願いいたします。