入院の連絡が遅くてこまっています。

去年オープンした施設で働いています。

入居者が入院したときの連絡が遅くて困っています。
外出の連絡がないのは毎度ですので、あきらめています。
退院も配膳直前ということは珍しくありません...
食事の変更は現場の介護職員からの連絡となっています。
ですが、連絡もれが珍しくありません。

ちなみに入院し私が休みだったために、2日後に連絡があったことも最近2回もありました...
（厨房は委託です。）
例えば、前日の夕方に入院→夕食提供→次の日の朝食も提供
というのパターンが珍しくありません。

現場の職員の意識の問題なのかもしれませんが、
食事が出続けているのがわかっているのに、連絡しないのは
どうすれば解決できるのでしょうか？
消極的な職員が多いのかもしれません。
変更がある場合は必ず連絡するようにとは主任達には話していますが..

食事伝票は基本は現場から連絡を受け、記入しています。
オープンして1年ほどなのでなかなか流れができないのは仕方ないのかもしれませんが、改善する様子が見られません。

ご意見お願いします。