食事箋の、保管場所と保管期間について

特養で働いています。
食事箋についての質問です。
現在は二枚複写で、発行元の各フロアと、栄養の、二ヶ所で保管しています。最近、介護主任兼ケアマネが、「食事箋がフロアにたまってくるから、フロアの食事戔を廃棄する」と、提案を出したそうです。私はたまたま、そんなことになっていると耳にしました。
他の特養や、施設では、食事箋の原本や複写は何処の部署に何年分、保存されていますか？
また、監査では栄養だけが、5年保管されていればよいのでしょうか？発行元のフロアには、保管は必要ないのでしょうか？
ちなみに、ここの施設は常食のみで、治療食はありません。
今までの職場では、三ヶ所で、保管されていました。(発行元のフロアに原本、栄養、事務に写し)保存期間は、他の書類と同様で五年保管されていました。
全フロアの、食事内容一覧表は、更新の度に、全フロアにも配布しています。それさえあれば、または、各フロアで、作成している食事内容一覧表で、食事箋の記入が出来るので、過去の食事箋は、かさばるし、不要だと捉えているようです。