職員食の管理について

初めて質問します。

7月に転職しまして、職員食の管理の方法でご相談したく投稿しました。

現在100床ちょっと欠ける病床数に職員100名前後、職員食は朝、夕8食前後、昼50食前後提供しています。職員食は希望日を月末に各職員から1か月分まとめて取り、食べた分を給料から天引きしています。
ですが、希望を1か月の表にまとめたりキャンセルや追加の処理で時間が取られ、また間違えもあったりするので、食券か定額を給料から天引きするようにしたいと思っています。

そうした場合、食数を予測で多めに確保するとなると、余ったロス分が献立に反映されて質が低下したりするものでしょうか？
（給食は委託です。）
これくらいの規模なら希望を取るやり方はありなのでしょうか？
勤務は3施設目ですが、今まで食券制だったので職員食管理に時間が取られることに戸惑っています。
同じように希望を取られている方、良い方法があればご指南下さい。
加えて希望を取る→食券制に変更した方、ぜひエピソード等お聞かせください。

よろしくお願いいたします。