検収簿の記入について。

いつもお世話になっております。

検収簿の記入欄について皆様の意見を頂戴いたしたく質問させていただきます。


現在検収簿には「品名・数量」の他「鮮度・包装・異物・品温・搬入・産地」が記載されています。
検収時間短縮のため、異常があったときのみ項目にチェックをいれるようにしています。


検収の歳、包装が破けていたり、葉物など傷みがひどいものはその場で交換してもらいその時は「鮮度にチェックを入れ、理由(傷みがひどく交換)」を書くようにしています。


しかし、品物によっては皮をむいてみなければわからなかったりもして、(じゃが芋や玉ねぎ、サツマイモ・キャベツ・白菜など)あまりにもひどいものは、電話をして新しいものと取り換えていただくのですが、(大抵は傷んでる部分を削って使用しています)その時でも検収簿の「鮮度～」の部分は記入するべきなのでしょうか？



取り換えのパターンはあまりありませんが、先日、主幹から質問を受けまして、ふと自分でも疑問に思い、質問させていただきました。

アドバイスいただけると幸いです。