ほのぼのnextの入力方法

特養初心者です。ほのぼののソフトの操作入力方法がわからず困っています。高リスクの方(継続)にモニタリング入力したいのですが、前任者は、前のものをコピーして、と言われましたが、どうやってコピーしてどうやったら新しいものが入るのかわかりません。また作成日は、さかのぼって入力可能でしょうか？(すでに前回入力から２週間過ぎている)
また、新しく入居された方は、何から入力すればよいのでしょうか？
無知ですみません。