計画書類のファイリングについて

特養の管理栄養士をしています。
皆様、栄養ケア計画書などどのようにファイルしていますか？
私は、スクリーニングアセスメント系はデータ保管、計画書に関しては多職種サイン（デジタル回覧）
後、印刷し各お客様のファイルに閉じています。年1家族サインを頂いています。
また今は、経口維持加算を月60名程算定している為、毎月評価表やら計画書やらをファイルに閉じています。
とてもめんどいのでPDFデータにしてファイリングをやめたいと思い、皆様どのようにして管理していますか？
経口維持も一応、半年くくりで計画書作成し直しているので家族サインの為、郵送等の業務も何とかなんないかなと思っています。