帳簿について

病院勤務で全面委託しています。
帳票も委託会社のPCからプリントアウトして病院が保存しています。
実施献立表なのですが、急患の予定外でG五分粥食等を提供した場合は実施献立表にも入れないといけないと思っていますが間違いないでしょうか？
委託側からプリントアウトしてもらう以外に病院側に記録が残らないのでと説明していますが帳票に抜けがあり監査で指摘されないか心配です。