栄養ケア計画書の変更日と同意日について

お世話になっております。
管理栄養士業務未経験で特養に勤め、前任の方がいなかったため、毎日バタバタしてる状況です。

栄養ケア計画書の説明日についてご質問があります。
うちの施設では請求書の郵送と一緒に栄養ケア計画書も郵送しています。
そのため、計画書の変更日と同意日が一緒ではないことが多いです。
例えば、変更日が4/25、郵送日が5/10の場合、ご家族のもとに届くのが早くても5/13ぐらいで同意日も5/13になるかと思います。
この場合変更日から2週間以上も空いてしまうので、監査のときに指摘されるのでしょうか。
それとも4月中に郵送して、4/25よりも早めにサインをいただければ大丈夫なのでしょうか。