おやつの手作りについて

ショートステイ・ディサービスを提供している施設で働いています。
扶養内のパートでの栄養士業務はとても忙しいです。
うちの施設は調理は委託していて、おやつも委託側に用意してもらっています（既製品）
こんど、行事計画として、月１〜２回おやつを利用者の方達と一緒に手作りしようという話になりました。
計画書を提出するように言われたのですが、どのような書式で作ったら良いのか分かりません。
おやつを手作りする目的、予算、必要な材料、対象人数、実施予定日、メニュー名程度で良いのでしょうか。
アドバイスをお手柔らかに御願いします。