栄養指導の流れについてお聞きします。

整形が主ですが一般病院で勤務しているものです。
今回、栄養指導を始めることになりまして、いくつかお聞きしたいのです。
外来の栄養相談の場合
　〇患者さんが予定になっても来なかった時どのようにされていますか？　医事課の方に連絡していただいてますか？
　〇患者さんの指導が重なってしまった時の対処法はありますか？
　ちなみに指導は私のみです。
　
あと、栄養指導ではありませんが、栄養管理計画書は作成後カルテに入れるかと思いますが、医事課にはどのような形で連絡されていますか？

コメント宜しくお願いします。