経口維持加算終了時のご家族への説明

初めて相談します。

5年ほど栄養士として委託会社にて働き、現在、特養にて管理栄養士として働いています。

9月から前任の管理栄養士さんが退職され、現在一人で仕事しており、管理栄養士の仕事について聞ける方がいないので、相談します。


経口維持加算を取っている方がおり、10月で6ヶ月がたつので再評価を行いました。
歯科医により、継続はしないとのことで、10月で終了になります。
その際、終了となった方のご家族にはどのような説明をしていますか？
前任の管理栄養士さんは電話でしていたようなのですが、報告書のようなものをご家族に送付した方がいいのでは？と思います。

他の施設では、経口維持加算終了時のご家族への対応はどのようにされているのでしょうか？？

文章が伝わりづらいと思いますが、よろしくお願いします。