特養 計画更新のカンファレンスの日程の決め方

うちの施設は、月初に体重一斉測定、6日ころ～17日ころまでに各ユニットごとに更新者のカンファレンス、20日の請求書送付の時に「計画書が更新するから月末までに来てくれると嬉しいです」っていうお手紙を入れる、という流れになっています。

カンファレンス参加者はケアマネ栄養リハ看護とユニットリーダーだけ。家族や本人が参加するサービス担当者会議とは別で、ケアプランの目標見直しのための会議です。

日程は翌月の介護シフトが全部そろってからケアマネが参加者の出勤を見て決めていて、特浴があるとか曜日勤務のパートがいるいない、を考慮していないので、その理由で当日ドタキャンされることが毎月二箇所くらいあります。
私はそれでもダメージはないのですが、リハは個別の予定を調整するのが難しいらしく、「めったなことではキャンセルがないようにしてほしい」と要請されたそうです。

確かにカンファレンスの予定はシフト決まったらすぐ作って配布してるので、その時点で無理なら言ってくれればいいだけなんですが。

私は、今のやり方に「予定が無理なら直ぐに教えて」っていう注意を添えるだけで多少は改善できるし、それでも突発休みが出て入浴予定が変わったりシフト変更もあるから、ドタキャンなしのカンファレンス予定なんて未来永劫ないだろうと思ってますが…

みなさんの施設では、計画書更新作業に合わせたカンファレンス日程を組まれているのか、特に組んでいないのか、うまく回っているのか、教えていただきたいです。

リハさんは、字が汚いのでお手紙は書けない、説明が下手なので計画書の提示も時間がかかる、要望が多い家族や利用者とはいつももめる、ほんとは実技が好きじゃなくて、歩行訓練しかしない、という特性があり、要領が悪いだけなんじゃないのか？と勘ぐってしまったり…