会議発表内容について

福祉施設で働いてる方や同じ会議をしている方がいらっしゃいましたらご教授願いたいです。

現在、特養にて働いています。勤務して二ヶ月ほどになります。
給食会議以外に運営会議があるのですが、そこでの発表内容について少し悩んでおります。
主に食事の提供数、行事食、現在取り組んでいる事(献立の見直しや栄養ケア作成等)を述べているのですがこれで良いのかなと悩む事が多いです。
上司からは報告なのでそれで良いと言われましたが、皆さんはどのような事を述べていますか？
利用者様の個人的な事も述べていますか？
また、資料作りなどどのようにしているかや工夫しているなど有りましたら、お教え頂けるととても勉強になります。