入居者との個人的なやりとりについて

拙い文章でわかりにくいかもしれませんが、
いろんなかたのご意見を伺いたく投稿します。

委託給食会社で厨房栄養士で10年勤め
現在、特養の施設管理栄養士として1年ほど勤めています、
（ちなみに厨房は委託会社さんが入っています）

今、少し悩んでいることが
厨房スタッフの紹介で入居した方がおり、
（最近ではなく数年前から入居しており、何人かおり今回話題にするのはそのうち1名です）
その厨房スタッフが入居者様と直接やりとりしてそれを
ご家族に直接連絡して物品などを該当フロアの介護スタッフに渡すなどしていることがあることを知りました。
配膳車の配膳、下膳の際にその時などに入口近くに座っていると入居者本人と話しができるので、

ご家族とのやり取りは基本的にはケアマネや相談員となっておりますが
（近況については介護スタッフに取り次ぐこともありますが、）
上記のようなやりとりは把握していない場合もありました。

私はその厨房スタッッフに、ご家族とのやりとりは施設側の担当者が行うし、認知症もある入居者本人が話したことなど場合によっては事実でない場合もあることをご家族に伝えられると困ることを話したところ
そのときは「コロナで面会の制限もあり、よかれと思って橋渡しになったつもりが申し訳なかったね・・・」と言われのですが、数日後に「よく考えたんだけど、どこまでだったら関わっていいのかわからない」と言われ
「職員にも話かけないほうがいいのかとか、ちょっとした声掛けもしてはいけないのかとか・・・」
細かいルールは施設では設定していないので、委託会社の上司や施設長などに相談したいとは思います。

いまのところ大きなトラブルはありませんが、今後やほかの入居者やご家族で同様のことがあるとトラブルの原因になりかねないと思います、
似たような経験のある方や対応についてアドバイスいただけたらと思います。