これはカンファレンスと言えるのか

特養に勤務している管理栄養士です。
私の施設のやり方は、カンファレンスをしたということで監査は通るのか、皆さんの意見を教えていただきたいです。

私が栄養ケア計画書の原案を作り、それを持って行ってケアマネさんや介護の人の所へ出向き、状態変化の確認や計画書についての意見をいただいています。その後、もらった意見を反映させて計画書を完成させています。

栄養ケア計画書を他職種共同で作成した証拠としてカンファレンス記録が必要とのことで、このやり方でやっていました。

これはカンファレンスと言えるのでしょうか？監査で指摘されてしまいますでしょうか？
ご意見お願いします。