食事提供体制加算について

委託側の栄養士です。入社したばかりです。
契約している福祉サービス事業所から食事提供体制加算のために献立の確認を依頼されました。
ただ、給与栄養目標量と献立作成は外部に再委託しており、クックチルで納品された食材を温め直して提供するだけで、社内には献立に関する資料も帳票も残されていない状況のようです。
したがって再委託先に給与栄養目標量と献立の詳細の提出を求めますが、どのような形式の献立を提出してもらえば良いでしょうか。
またサイクルの無いメニューなのですがこの場合は1年間の献立を確認しないといけませんか？
ご存知の方いらっしゃいましたらよろしくお願い致します。