経口維持加算について…

老健4年目の管理栄養士です。

施設側では管理栄養士を雇い始めたのが7年前くらいでそれまでは施設に管理栄養士がいなく
委託側から管理栄養士の名前をかりてケアマネジメントはしていた様子です。
8月から経口維持加算を算定し始めました。
前任の管理栄養士が特に加算をとっていない状態で分からず、今はSTさんと一緒に加算のことを進めいる状態です。月に1回のミールラウンドは人員不足で、STと私の2人で実施。
カンファレンスは多職種で行っています。
カンファレンスの記録をしているのですが経口維持の計画書以外にも記録をおこなっていますか？
私は介護ソフトの経過記録にも打っています。また参加できなかった人に共有する必要がありますが
何で共有していますか？
議事録にしている、張り出しているなどやっている施設の方教えていただけると助かります。