栄養ケア計画書について

栄養ケアマネジメントの減算を受け、急いで書類を準備しています。
そこで質問なんですが、
栄養ケア計画書の下部に提供記録を記載できる様式をよく目にします。
署名をすぐいただければ良いのですが、なかなか貰えない場合、署名がない計画書に提供記録を記載するのでしょうか。
それとも計画書と提供記録の書類は分けていますか？

特養に在住しておらず、系列のクリニックから訪問しているため、書類の管理をクリニック内で行なっています。
計画書を施設に預けておき、家族・本人への署名は施設職員に依頼する場合、計画書と提供記録が同一の書類であると、提供記録がクリニックで管理出来なくなるので困ります。