経口維持加算について

介護老人保健施設に勤めております。経口維持加算（Ⅰ）（Ⅱ）をとっています。
現在、経口維持計加算のマニュアルを見直しており、下記について皆様の施設ではどのようにされているのかお伺いしたいです。

①ST評価と医師指示のタイミング
②計画書の事前説明有無（どのタイミングで説明しているか）
③ﾐｰﾙﾗｳﾝﾄﾞとカンファレンスは別日に開催としているか
④ご家族の計画書への同意の仕方やタイミング（誰がどのように）

また、④については、書面でサインをもらわなくても、電話で説明し、カルテに同意を得た旨を記載すれば監査は通りますでしょうか。実際に監査を受けた方がいらっしゃればお伺いしたいです。

ご教授お願い致します。