栄養ケアプラン発送時期

特養の施設栄養士で主に栄養ケアプランをしています。
現在のやり方は、その方が入所されてから1週間位モニタリングし、ケアマネさんが作成した介護プランも見ながら　生活活動やリハビリなどを考慮して作成しています。作成日の日付前日までには到着するように、作成日の3～4日前に発送しています。

先日　事務から　小まめに提出しないで　もう少し前もってまとめて出せませんか？と言われました。人員不足で事務の人手不足からです。

現在でも発送1週間前の最新の状態でモニタリングし、現状のプランを立てていますが、状態の悪い人はそれでも発送時にはプラントとは状態が変わる人がありますので、なるべく　近況でと思っておりますが、それ以上前2週間以上前の状態で作成発送しても家人が到着した日でサインしてしまう可能性もあります

皆さんは作成日よりどのくらい前に発送されていますか？
また余り早く発送して　家人サインが早くても監査上さしつかえないのでしょうか？

この件は　ケアマネから言われました。

私としては事務作業の短縮　簡素化より　利用者様にとってのプランなので余りかけ離れた現状の物でない内容は送りたくありませんし、単なる事務書類では無く栄養ケアさせていただく現実のプランですから、介護保険の専門家であるケアマネからそのような意見がでたことが疑問です。

今まで疑問でも有りましたので、良い機会ですので、皆さんのご意見ややり方をお聞きしたいと思います。

1.入所後どのくらいモニタリングして作成されていますか？
2.次回はどのように発送されていますか？作成日の何日前？
3.作成日の1週間以上前に送付しても監査上かまいませんか？