栄養ケア計画書 説明と、栄養ケア・マネジメントの提出方法

老健の管理栄養士です。2021年度からの様式で戸惑っていることが多々あります。教えていただきたいのですが、栄養ケア計画書の説明ですが入所時に家族様が必ず来られるわけではありません。その場合の家族様への説明方法は電話での対応でよろしいでしょうか？　話が理解できる入所者様にはご本人様に説明でその事を記録していればいいのでしょうか？　それから栄養ケア・マネジメントは実施していますが、ソフトを導入していない為、その場合の申請様式、方法を教えていただけないでしょうか？
皆様、宜しくお願い致します。
栄養ケア・マネジメントの提出方法は解決いたしました。