栄養ケア計画書

今年の6月から特養で管理栄養士をしています。前任者の引き継ぎもなく、手探り状態でわからないことだらけなので質問させて下さい。

栄養ケア計画書の更新についてです。前任者は低栄養状態のリスクや食形態が変わった等があっても、その都度計画書を変更し送ることはせず、全員一律で3ヶ月毎に栄養ケア計画書を家族へ郵送していたようです。
また、初回の栄養ケア計画書も郵送なので、初回作成日とKPの同意日が2ヶ月以上空いていたりします。返送されなかった場合はそのままで、電話で同意を得たりということもしていなかったようです。
ただこれまで監査で指摘されたことも無いようなので、これで良かったんだと思いますが、私としては心配な面も大きく、質問させて頂きました。

栄養ケア計画書について、
①更新の頻度は変更があっても3ヶ月毎でいいのか、それでなければどのような変更があった際に家族の同意をもらうべきか
②初回栄養ケア計画書の家族の同意は必ずもらわなければいけないのか、返送がなかった時は電話で同意の確認をしても良いのか
③また同意日と初回作成日が大きく空いていても良いのか

長くなり申し訳ありませんが、これらを教えて頂きたいです。
よろしくお願いします。