帳簿類について

この春より、病院勤務をしています。
院長より、４年前の食事箋と食事簿を見せてと言われたのですが、食事箋のみあって、食事簿はありませんでした。
[食事簿は見つかりませんでした]とは伝えたのですが、、、
病院勤務は初めてで、はっきりしたことは、わからないのですが、必要な帳簿が揃っていないようにも感じています。
病院給食で必要な帳簿とその保存期間を知りたいので、皆さんがどのようにされているか、
教えてください。