効率よく仕事をこなすには。

いつもお世話になっております。
うちは100床未満の病院、紙カルテです。
情報収集をするのに手間がかかり、なんとか効率化できないか模索中です。

栄養管理計画書を作成するために
①カルテ
②看護記録
③注射箋
④体重測定表
⑤褥瘡記録
⑥透析記録
⑦リハビリ記録
を確認しています。
それぞれ別のファイル等に分かれています。

透析や検査があればカルテや記録がなく、カルテがあっても医師や看護師が使用しているときは見ることができず。
計画書を作成したあとカルテに挟めるときにも同じようになかなか挟めないことがあります(^-^;
12：00～13：00は食事介助のため看護師が詰所に少なく、カルテ等がまとめて見られます。
ただ、この時間に情報収集しているとミールラウンドができない…。

多職種カンファレンスがないため、自力で情報収集するしかありません。
急性期で入退院のペースも早いのですぐ計画書を作成しないといけないのに、情報収集がなかなかできないときは焦るしイライラします…。
紙カルテの病院ってどこもこんな感じですか？
効率の良い情報収集方法があれば教えていただきたいです(/_;)