保存食を採取してから冷凍保管するまでの時間

わたしの勤めている介護施設では、保存食を採取したあと常温で2時間〜3時間くらい放置しているのですが、パートさんによってすぐ冷凍庫に入れてくれる人と、退勤するまで放置する人とまちまちです。
盛り付けや配膳で忙しい中での作業ではありますが、保存食を速やかに冷凍保管するように努めてもらうために、皆さん何か工夫されていることがあれば教えてください。