ショートの食事箋（利用予定表のようなもの）について

こんにちは。
特養で管理栄養士をしていますりんごのきと申します。
前回の質問ではたくさんのアドバイスを頂き、ありがとうございました。
またお知恵を頂戴したく、書き込みさせていただきます。

タイトルにもありますように、ショートの食事箋についてなのですが・・・
皆様の施設ではどのようにショート入退所を把握されていますか？
当施設ではショートは20床あります。
現状では、その入退所はショートの相談員が毎月末に次月分の予定を

----------------------------------
ショート食事箋
提出日5月31日
氏名　●●　様
病名　・・・
利用予定
　Ｈ26年6月1日（日）昼～Ｈ26年6月3日（火）おやつ
　Ｈ26年6月9日（月）昼～Ｈ26年6月13日（金）昼
　Ｈ26年6月23日（月）おやつ～Ｈ26年6月25日（水）おやつ
食種　療養食など
食事形態　主食：ごはん　副食：一口大
備考：肉嫌い　牛乳は温めて提供

----------------------------------
＊2度目以降の利用では食種・食事形態・備考は省略し氏名・利用予定日のみ

のような文面で全員分を頂きます。

利用の変更があれば、その都度
『Ｈ26年6月1日（日）～⇒Ｈ26年5月31日（土）～に変更』
という変更の食事箋をもらいます。

ただ、毎月の入力がとても大変そうなのと、他の業務が増えたこともあり、相談員の業務負担を減らす動きがあります。
私としては他に方法があるならばこの方法を簡略化できないかと考えているのですが、監査の時に用意する書類の中に食事箋が含まれている為、うかつに触れないでおります…

ほかの施設様で「こうしてる」「監査でOKだった」などの方法があれば、ぜひ教えて頂けませんか？
現状このような流れで上手くいっているなどの具体例なども助かります。

読んでいただいてありがとうございます。
よろしくお願い致します。