食数管理について

特養の管理栄養士です。食数管理について教えてください。
食数は、特養、ショートステイ、ケアハウス、デイサービス、職員食があります。特養は、食数はあまりかわらないのでほぼ固定なのですが、ショートステイは、1ヶ月の一覧表にして前日に確認して集計しています。ケアハウス、デイサービス、職員食も同様です。
一覧表で集計していますが、人数が多いときなど、時間がかかるため、他の方法などありましたら教えていただきたいです。