食事箋の管理

紙の食事箋はどのように片付けてますか？
当院は食事箋を外出泊とその他（入退院、食事変更、部屋移動）の２つに分け専用のバインダーに片付けるのですが、そこに収める前に退院者の伝票を寄せてそれを50音順に分け更に日付順に重ねて、外出泊のバインダーの中から同じ名前を探して重ね合わせ更に日付順に重ねます。
その他の伝票は同じように50音順に分け日付順に並び替えファイルにおさめめす。

当院はとにかく外出泊や食変が多くあっという間に食事箋がたまります。

正直この作業が手間でかなり時間取られてしまいます。
しかもこれをしたからといって、その後ファイルの食事箋を見るわけでもなく１年経ったらダンボールに入れて保管室へ運ばれます。
５年目には処分されます。
正直このような手間が必要なのか疑問です。

他の病院さんも食事箋を片付けるのに、こんな手間をかけているのか知りたいです。
終わった食事箋をどのようなルールで保管しているのかも教えてもらいたいです。