書類の保管方法について

いつもお世話になっています。認可保育園の新規立ち上げをしているのですが、必要書類を印刷せずにデーターベースでパソコンに保存しておく方法は監査の時など含めて可能なのでしょうか？小さい園なのでファイルを保管する場所があまりなく、園長先生にあまり紙を増やしたくないと言われてしまいまして。保育の資料はデータベースで保管するようです。確かに可能なら場所を取らないのでいいのかなと思いますが、USBやパソコンが壊れる可能性もありますし、監査の時が心配です。
よろしくお願い致します。