栄養ケア計画を電話で説明する

日々お世話になっております。

現状→昨年4月に障害者支援施設管理栄養士に就職しました！
生活支援員が作る令和5年度支援計画に合わせて栄養ケア計画も作り直している最中です。
（過去5年、栄養ケア計画書は更新されていませんでした。しかも、利用者50人ほぼ全員同じ目標でした）

直接お会いできるご家族には、お会いできたときに口頭で栄養ケア計画書の内容の説明を行っていこうと思っているのですが、多分、ほとんどのご家族に直接は会えないと思っています。（面会にあまり来ない、帰宅は土曜日お迎えが多い、などなど）

会えない場合は電話で説明し郵送が基本的な流れになるのでしょうか。

電話が苦手で、どういう流れで説明すればいいのか、わからずいまからドキドキです、、、。

皆様はどのように説明・同意を行っているでしょうか。
教えていただけると嬉しいです。

よろしくお願いいたします。