給食会議をどういう形でやっていますか？

はじめまして。
私は老人ホームで勤めて８年目になります。
今までは厨房内を中心に仕事をしていましたが先月に急に仕事内容が変わる事になって困っています。
皆さんの所では給食会議はどうしていますか？
会議記録とかどういうふうにしていますか？
皆さんのアドバイスを宜しくお願いします。