栄養ケアマネジメントについて教えてください！！

栄養ケアマネジメントで困っています。給食管理については経験があるのですが、施設栄養士は初めてです。質問としていいものかもよく分からず、恥ずかしい限りですが・・・栄養ケアマネジメントをしなくてはなのですが、スクリーニングの際のリスクレベルの判断は皆さんどうされているのでしょうか？
やはりBMIや体重減少で判断されているのでしょうか？自分が勤めている施設は、ほとんどの方がBMI18以下で中リスク、または高リスクになります。BMI16～17を維持しちゃってる方がたくさんいらっしゃいます。その場合、2週間ごとにスクリーニング？アセスメント？（二つの何が違うかもよく理解できていません）していっているのでしょうか？

ちなみに施設が使っているソフトは基本のままの書式のものです。

また、どのように入所者すべての状態を把握しているのでしょうか？
私はとりあえず、介護職員が記録している日々の日誌や、食事摂取量の記録、排便記録、を頼りに、あと気になる点は介護職員に確認をとりながら、今のところ業務が間に合わず、２週間さかのぼってのマネジメントになってしまっています。
まだ仕事をはじめたばかりで、名前を覚えるのですら出来ず、しかし、日は過ぎるのでどうにかしたいとあせっています。

慣れるまでは以前のものを真似たりして、なんとか出来ると思っていたのですが、以前の書類を見ると、判断基準がバラバラになっている感じで、迷ったので、こちらでいい意見をお聞きしたいと思います。まだまだ聞きたいことがたくさんあるので、追って質問したいと思います。