ショートステイの食事箋について

皆さんにご助言いただきたく、投稿いたします。
1ヶ月前から特別養護老人ホームの施設栄養士として働き始めました。
以前は委託給食栄養士として勤務しており、施設栄養士は初めてです。

相談内容１）
現在勤務している特養ではショートステイの方の食事箋を相談員（社会福祉士）さんが発行しています。前の栄養士さんに書くよう言われたようです。
記入した食事箋はショートステイは利用者様ごとの個人ファイルに入れています。入居の利用者様は食事箋ファイルにインデックスを入れて残しています。
ショートステイの利用者様も食事箋ファイルに一括して保存しても大丈夫でしょうか？

相談内容２）
現在、ショートステイの入居日や入所室に変更があった場合、毎回食事箋を発行しています。ショートステイは変動も激しいので食事箋がどんどん増え、仕事量もかなり増えているようです。ショートステイの食事箋はどのように発行し、入居日や入居室に変更があった場合はどのように対応されていますか？
前の栄養士さんから食事箋に入居日や入居室の変更も記録に残さなくてはいけないと言われたそうです。

この2点についてご助言いただきたいと思います。
よろしくお願い致します。