保存する意味ある？？書類について

お疲れ様です。書類の保管についてお伺いしたくてい質問立ち上げました。

うちの施設ではケアプランや機能訓練の計画書が各部署に配られ、厨房課も保管しています。しかし、内容については共有ソフトでいつでも確認でき、違いといえばご家族のサインだけ。原本も事務所に保管されているのでいつでも見れます。

なのに何十人分のプランを毎回毎回サインをもらうたびに手元に保管するため一人ひとり個人ファイルに入れるのは正直一人しかいないので面倒くさいですしかさばります。

みなさんは他部署の計画等コピーを保管していますか？