お誕生日会の試作

いつもお世話になっております。

保育園に勤めています。
毎月お誕生日会があるのですが私の園では
前の月に試作をして理事長先生に見せなければいけません。それはとても良いことだと思うのですが、私が情けないのか試作をして1カ月以上も経ってちょこちょこ忘れてしまいます。
試作は系列の保育園と一緒にするのですが、そちらに毎回出向いての試作になります。
2時間くらいで試作をしてすぐに自分の園に帰らないといけません。そのせいか後々になって色々と疑問とか質問が浮かんできてしまい、系列の先輩に怒られています。自分がいけないのは重々承知していますが毎回意気込んでしても、後々になって疑問に思って聞いたり、試作当日に話したことで１つや２つくらい抜けていたりします。

説明分かりづらくてすみませんがどうしたらこのようなミスがなくなるのかアドバイスお願いします。