栄養ケアマネジメント書類のファイルについて

いつも勉強させていただいております。
特養施設管理栄養士です。

栄養ケアマネジメントの書類について、皆さまの施設ではどのように整理や保管をされていらっしゃるかお聞きしたくて質問させていただきます。

関係書類はパソコンで作成し、プランの期間が終了したらプリントアウトをして、利用者様別の個別ファイルに綴じています。

入居期間が10年以上の利用者様も多く、その方々はファイルが分厚く、スペース的にも余裕がなくなってきてました。
入所中の利用者様のファイルはすぐ見られるように、事務所の棚に入れています。

各利用者様に対して、いつでも過去を確認出来るように、入所時から(長い利用者様は栄養ケアマネジメント導入時から)ずっとファイルしています。

ちなみにケアマネの介護ケアプランは年度毎にファイルを作り綴じています。

皆さまは紙媒体で保管される場合、どれくらいの期間を1冊のファイルにされていらっしゃいますか？
例えば、開始から退所までで1冊(私は現在この方法です)。年度毎で1冊。◯年毎に1冊…などなど。

理事長からは施設での書類は10年間は保管するように指示が有るためそれに従っています。

余談ですが、導入当初からの利用者様の書類を見ると、手探り状態で迷走しながら取り組んでいる様子がよ～く分かり、とても懐かしかったり、恥ずかしかったり…。書類も手書きでしたし…。
今でも改善したい点はありますが、当時を思いだして色んな事を反省してしまいます(笑)



長文になりましたが、些細な事でも構いません。
どうぞよろしくお願いいたします。