濃厚流動食のメーカー切り替え

お世話になっております。
またまた教えてください。

575円の濃厚流動の報酬改訂で、濃厚流動のコストダウンのためメーカーを6月から変えることになりました。
皆様のご施設では、メーカー切り替え時今のメーカーさんに取引中止のお知らせなどなさってますか？
事務長におはなしいただくべきか、私でよいのか、文書送付するのか、口頭でよいのかなど、初めてで悩んでいます。
よろしくお願いします。