給食会議のやり方と記録について

保育園栄養士です。

給食会議の開催日時や参加者、内容についての相談です。

今年に入ってからきちんと給食会議を行うことになったのですが、
(これまでは、園長から先生たちも忙しいから集まれない、でも監査で記録は必要だからよろしくね。という感じで毎月私が気がついたことなどを記録したノートの中だけの1人会議状態でした)

今年に入ってからは、
月の中旬にあるリーダー会議後に行い、
調理員さんが途中参加して給食会議という形でやり始め、

参加者は、園長・副園長・主任・乳幼児各リーダー・事務員・調理員・栄養士の8名。

内容は、前月の反省・今月のサイクル献立1回目を経ての反省と2回目の改善事項などがあれば・来月の予定(食育、アレルギー含む)・再来月の献立検討・その他検討事項があれば。という感じなのですが、

全て私が1人でしゃべり、説明？報告？して行き早い時は15分程で終了。
保育士さんに子どもの食べ具合など確認し、改善があればと思い、意見を求めても、特にないです。という感じです。
もしくは苦手な子がいても、みんながみんな食べない訳じゃないから大丈夫です。と言った感じです。
調理員さんに至っては、毎回一言も発さず、参加している意味があるのかと感じる程です。

前の園では、同じように月中で行い、園長、主任、調理員さんたちと行い、献立検討では「あーでもない、こーでもない」という感じで色々意見が出て、行っていたので、今のやり方はどうなのかなという風に思ってしまっています。

今までの1人会議をただ皆の前で発表しているだけという感じです。

給食会議のやり方に迷いが生じているところなのですが、

この報告スタイルだったら、
リーダー会議で献立検討(確認と承認)、
月末の職員カリキュラム会議(こちらは各クラス1で保育士が参加)で、献立反省と翌月の予定。とかでもいいのかな、と。

その場合、記録はリーダー会議内、職員カリキュラム会議内の給食からという形の記録でよいのか、それともそれぞれの会議とは別に給食会議ノートへの記録が必要なのかもわからないです。

年上の調理員さんに相談しても、わからないという返事のみで、結局は私が考えて1人で決めて行かなくてはいけなく、ここで相談させてもらった次第です。

他園では、どのように給食会議を行なっていますか？
また、給食室内の会議、打ち合わせなど行なっていますか？