委託会社と施設のルール

いつも勉強させていただいております。ケアハウス栄養士です。

厨房は完全委託なのですが、いつも困ることがあります。愚痴もあります、、。
それは委託会社と施設の約束事や暗黙の了解によって関係性悪化になっていることです。
契約書以外の細かい部分、
例えば下膳時間は決まっているけどそれより前の時間に下膳車が所定の位置にあったら下膳してもよい。や、食堂の清掃は入居者様が食べたところの床のみ清掃でいい、入居者が食べているときは厨房と食堂の仕切るシャッターを閉める等のルールがとてもあります。
しかしそれが決まったことは記録に残っておらず、何年か経つと施設の職員は忘れ、意見が出たときに委託職員に伝えても「以前その対応で良いといわれてからずっとしています」、上司に確認すると「そんなルールは知らない！勝手に言っているだけだ」となり、埒があきません。しっかり会議などで確認を取り、その都度記録していくことが大事かと思いますが、なかなかうまく話が進みません。

委託会社は業務上のことばかりで入居者の方への配慮が足りていないように思い、施設は一方的に正論を委託会社にぶつけているだけ、施設側の人間ですが挟まれているように感じてしんどくなります。

もっと自分の意見を言えればいいのですが言えず、長いものに巻かれている自分が嫌になります。
何かご助言くださればありがたいです。
それと、委託会社と施設の関係が悪化しないように取り組んでいることなどがあれば教えてください。