施設での食数管理について

老健に勤めて3年目の管理栄養士です。
厨房は委託が入っており、献立、発注、毎日の食数管理などは委託の栄養士が担当しています。

食数管理についての質問です。
現在、委託側から1ヶ月の食数で請求がきて、入所者様の喫食数と照らし合わせ、事務に提出する作業を施設栄養士がしています。
委託の請求と実際の利用者様の喫食数を照らし合わせるという作業は、施設栄養士がするものでしょうか…？

実際、多少食数が合わないまま請求になったとしても、長期入所の方は1日の中で1食でも食べていれば1日分の食費請求がいきますので、施設では困らないようですが、委託側に支払われる金額は一食単位なので過不足が出ます。

私は、一ヶ月で照らし合わせする際、1食でもずれているのは疑問に思います。
外出され、食止めが間に合わずに食事が出てしまっていた、体調不良で食止めになっていた、など理由が必ずあると思うので、そこを日々確認すれば月初めに慌てなくても良いのではないかと思うのですが、皆さんはどの様に食事数の管理をされていますでしょうか？
上司には、一ヶ月のうちに多少のズレがあるのは当たり前だから、と言われてしまいました。

長文申し訳ありません。
1.委託の請求と実際の利用者様の喫食数との照らし合わせは誰がしているか
2.普段の食事数管理はどの様にしているか

教えて頂きたいと思います。よろしくお願いします。