栄養ケアマネジメント強化加算のモニタリング

この度、勤務する特養で栄養ケアマネジメント強化加算をとることになり準備をすすめています。
いろいろな資料、研修を参考にしていますがスクリーニング・アセスメント・モニタリングに関して正しく理解できているがが不安なため助言ををいただきたいです。介護記録はケアカルテを使用しています。
３年前に入職、以前は一般企業にいたため、至らない点が多いかもしれませんがお手柔らかにお願いいたしますm(--)m

①スクリーニング：入所日～３日様子観察、ケアカルテの摂食嚥下ス・ア・モ帳票を記入しリスク分け行う。入院があった際の退院日～３日でも同様に行っている。
②アセスメント：すべての入所者に対して３ヵ月に１回の頻度（入所月、計画変更月、退院日月等から利用者をパターンＡ、Ｂ、Ｃに分けて３ヵ月に１度漏れがないように管理）摂食嚥下ス・ア・モ帳票を作成
③モニタリング：②とは別に中リスクと高リスクにあたる方は１ヶ月、２ｗ（毎月　15日と30日）のタイミングで摂食嚥下ス・ア・モ帳票を作成
④毎月第２週目に栄養ケア会議を実施。看護師・施設長・ケアマネ・栄養士が参加し中～高リスク、低リスクで問題のある方について共有と検討→必要時は医師へ回診の際報告・相談（カルテへ記録）
⑤翌月10日までにLIFEへ全員分送信（低リスクで、その月がアセスメント月でなくても送り漏れが怖いため送っています、不要でしょうか…？）

このような流れですが考え方としてはどうでしょうか？改善策などあればご教授お願いいたします。
疑問点としては中、高リスクで②アセスメントと③モニタリングのタイミングが重なるときは近い日付で２列作成が必要ですか？（４列１枚の様式を使っています）

また、もう一つの疑問点として毎月体重を測定＆看護師やケアマネより栄養ケア会議の資料として毎月全員の喫食量が知りたいと言われています。そのため結局は会議の資料（施設独自のExcel）を作る段階で全員のスクリーニング？をしている状態になっている気がするのですが監査の資料としてのファイルに一緒に保管すべきでしょうか。仕事としては正直２度手間になっている気もします。何かいい方法があればご助言をいただきたいです。

よろしくお願いいたします。