発注について

最近転職して、委託栄養士で特養の発注をやることになりました。
栄養士の経験が浅く、発注を初めて行います。
今までは厨房業務(調理以外)がメインでした。
発注が手書き＆取引の業者数が多いのですが、
今までは遠隔で事務所(本社)でやっていたそうで
現場には発注担当がいなかったそうです。

発注を担当されている方に質問です。

献立が出来てから、発注書を送るまで
どのような工程を経ていますでしょうか。

例えば、
・まず発注するものにマークをつける
・人数をかけて、発注キロ数を出す→規格ごとにパック数に直す
等々、やり方は色々あると思うのですが、
献立をパッと見て何から始めるのが1番良いのかが分かりません。。

長年、担当してる方がいらっしゃいましたら
発注のコツなど教えていただけますと幸いです☺︎