栄養管理報告書について・・・

こんばんは、新米病院栄養士のひんらいです
少々文章が支離滅裂ですが教えてください


4月から入職して半年が経ち、その中で先月末に前任の栄養士（つまり先輩）が辞めてしまいました

とりあえず通常業務は引き継ぎをし、先週からは同期の子と残った資料などから保健所に提出する書類を作ったり～と色々としたんですが
今週（つまり今日）になって、「さて、保健所に提出書類をもう一度間違ってないか確認するかー」と軽い気持ちで保管している棚を見たらファイル内の今までの書類がごっそりなくなってたんです。
あったのは今年の分の保健所監査の報告書と、変更届のみ
思い当たったのは先輩が土日に整理しきれなかったものを整理しに来たんだろうと、その時に何かしたのではないかと思います。

業務日誌などを保管している棚を一通り探しても無いため焦って課長に「先週まであった資料がなくなってるんですけど、他に保管場所ないですよね？」と報告はしています（まだ連絡が取れるので現在確認待ち）。

ここでタイトルの本題です
その保健所ファイルには栄養管理報告書（提出したものですからファイリングされていたものはコピーになります）が入っていたのです（去年の報告したコピーも入っていました）
この書類調べてみたら3年保管との事で更に焦っています
もし仮に今までの書類が見つからなかった場合、病院側に何か不利なことがありますでしょうか？
この場合、私達の管理不備ということにもなるのでしょうか？

処分されているという仮定での質問で申し訳ないのですが、皆様どうかよろしくお願いします

追記という名の報告

主に回答してくださった先輩方に向けての報告です

その前に皆様に一つ謝らなければいけません、身内バレが怖くて情報を多少ごまかしました。
件の先輩は辞めたのではなく正確には別事業の栄養士として異動となり距離を置いた状態です。
すいませんでしたｍ(_ _)ｍ

さて本題の報告です
課長を通して、お話ししたのですが課長自身が別のお仕事で忙しく何の縁なのか先輩の連絡先を入手したため何とか連絡を取りました（もう一つ聞きたいことも出てきたので）
結果としては書類は処分（持ち出しだったらまだ救いがあった気がします）。
事の発端は引き継ぐ際に「何か必要なものはないか？」と聞かれ「ない」と私たちが答えたために最近のもの以外を処分したとの事です（自分の発言に責任を持てと言われてしまいました）

盛大なすれ違い（？）の元引き起こされた事件だったようで、何か別次元の意味で言葉って重要だなと学んだ次第です（でも普通は処分しませんけどね）

回答してくださった皆様本当にありがとうございました。
とりあえず同期とは、保存年数などを事細かに決めマニュアル化をしていく方針でいます。
また、色々と素っ頓狂な質問をするかもしれませんが、その時もお力添えをしていただけると嬉しいです

以上、報告終わりこの質問の回答は締め切ります
ありがとうございました