食事変更（退所）の締切時間

ショートに勤めている管理栄養士です。
皆さんが勤めている施設（病院）では、食事変更の締め切り時間は何時頃ですか？？
うちの施設では朝食変更は前日夕方５時、昼食は当日１０時、夕食は当日午後２時までと決まっています。
しかし、急に退所が決まったり、家族の都合（歯医者に行きたいので）で帰り（退所）時間が早まった等の理由で締め切り時間の後に食事変更の連絡がくることがほぼ毎日あります。
そのため、締め切り時間が全く守れていません。
例えば、夕食食べて帰る予定が、当日の夕方４時半過ぎに今から帰ることになった等連絡がくるため、既に夕食の盛り付けに入ってしまっている時間帯に連絡がきてしまうと、とても困ります。
また、自分はパートなので夕方には退社していることもあるため、翌日になって変更があったことを知ることもあります。